Pasos para darle claridad a tu equipo.

¿Tienes reuniones de gerente efectivas? ¿Tu equipo sabe cuál es la meta del restaurante?

No estamos hablando de conversaciones rápidas en el pasillo o de mandatos con gritos cuando se pide una orden; hablamos de espacios de planificación reservados para revisar el rendimiento por área, conversar de los desafíos y buscar soluciones eficientes a las tareas que más dificultad generan en el día a día.

Para diseñar buenas reuniones y mejorar la comunicación con tu personal toma nota de estos pasos para empezar a tener reuniones efectivas.

Paso 1: Establece reuniones obligatorias

En orden de que todo el equipo esté en la misma página, insiste en que la asistencia a las reuniones de gerencia son obligatorias. Asegúrate de que la hora de la reunión no coincida con días libres de los empleados.

Fija un horario en la semana en donde todos se acostumbren a tener esta reunión de gerencia. No la corras, crear el hábito parte por ti.

Paso 2: Planifica

Antes de iniciar la reunión, ten claro los puntos y objetivos que quieres tratar.

Mira las metas de la semana pasada y revisa dónde están. ¿Lograron las metas? ¿Se presentaron inconvenientes? Tomate el tiempo para hacer un análisis de los aciertos y de las oportunidades de mejora.

Crea una lista de objetivos para la semana. Sé específico y claro de lo que se quiere lograr, cómo lo quiere hacer, y más importante, cuándo. Los plazos ayudan a la ejecución de las tareas planificadas.

Paso 3: Seleccione máximo 3 puntos

Generalmente, las reuniones no deben abordar más de tres prioridades a la vez. Las reuniones deben ser breves y claras y para ellos hay que tener una agenda.

No lo agregues temas extra sobre la marcha si no son de vital importancia. Si no hay una planificación de los puntos a tratar, la reunión se extenderá por un tiempo muy prolongado afectando la productividad del equipo.

Lo más recomendable es que estos espacios de conversación duren entre 30 y 60 minutos. Cualquier cosa que dure más de 90 minutos hace que sus gerentes sientan que su tiempo no es valorado.

Paso 4: Recopila la información

Haz una minuta de la reunión. Asigna a alguien para que tome notas y luego distribuya las notas a todos. Incluye fecha, temas que se abordaron, soluciones planteadas y responsable por cada tema conversado.

Puedes pegar en el mural de cocina, o donde esten los lockers de los empleados este resumen, para que todos puedan tener acceso a ellos.

Paso 5: Comunica de forma clara

Si cuentas con un administrador en tu restaurante, debe ser él o ella, quien lidere la reunión y no el dueño. Se supone que tu administrador debe ejecutar el plan, ser responsable del cumplimiento de los objetivos y mantener la motivación del equipo.

Lo importante es que quien lidere la reunión asuma un papel de liderazgo y sea capaz de comunicar de forma clara y precisa la información a los empleados, ayudando a todos los integrantes del equipo a comprender qué debe hacerse, cómo quiere que se haga y cuándo.

Paso 6: Al final de la reunión asigna tareas específicas

Una vez desglosados los temas en la reunión, dicta los pasos de lo que debe hacerse y quién será responsable de cada tarea. Asigna plazos y aclara dudas antes de que cada integrante regrese a su puesto de trabajo. Esto dará orden y mantendrá al equipo menos estresado porque sabrán qué dirección seguir.

¿Listo para tener reuniones efectivas con tu equipo?